Vem bär ansvaret?

_MG_6190

Publicerad i Värmlands Folkblads Näringslivsbilaga Maj 2016.

Jag funderar ofta över betydelsen av kommunikation, speciellt när jag inte begriper informationen jag erhåller eller när mitt budskap inte uppfattas som det är tänkt. Under alla mina år på diverse arbetsplatser har jag sett folk bli irriterade eller uttrycka sitt missnöje över andra som ”inte förstår” eller ”inte fattar”. I andra sammanhang kan det också vara att man själv inte förstår vad uppgiften betyder eller innebär.

Jag kan prata från personlig erfarenhet när jag säger att jag har suttit på föreläsningar eller möten och hört ord komma från en person till mig. Jag har hört orden, men inte tagit emot dem eller förstått betydelsen. Och hur många gånger har man inte varit frustrerad på att folk inte gör som man kommit överens? Visst har man känt ibland att budskapet varit otydligt efter ett möte? Det är inte konstigt att det förekommer irritation och jag har sett otrevligt beteende som skulle kunna undvikas ifall kommunikationen skett på ett produktivare sätt.

Jag tror att många personer definierar kommunikation som ett sätt att distribuera information, men när vi kommunicerar så måste vi leverera ett budskap och få en reaktion tillbaka. Kommunikationsteorin säger att för att skapa kommunikation ska det ske ömsesidigt. Om det bara sker enkelriktat, så är det information och inte kommunikation.

Kommunikation är självklart viktigt i alla områden men jag tar förändringsarbete som exempel för att det är mycket aktuellt just nu. Om vi inte får medarbetarna att förstå varför vi utför en förändring och vad som krävs för att implementera den kommer vi inte att kunna förändra verksamheten. Många förändringsprojekt har fallit på grund av kommunikationsbrister långt innan de når implementeringsfasen. De har helt enkelt inte fått budskapet att nå nyckelspelarna, företagets medarbetare.

Vem bär då ansvaret för att budskapet tas emot? Sändaren eller mottagaren? Är jag ansvarig för meddelandet jag överlämnar eller är jag som mottagare ansvarig att förstå? Jag vågar påstå att det är just den som framställer meddelandet som är ansvarig för att leverera och även se till och säkerställa att det har nått mottagaren och mottagaren har förstått. Man måste få återkoppling för att nå kommunikation. Det är därför viktigt att ha en miljö där man bjuder upp mottagaren att fråga, undra och återkoppla.

När man som chef delegerar och fördelar arbetsuppgifterna måste man säkerställa att medarbetarna tolkar budskapet som det var tänkt. I slutet av dagen är det trots allt chefen som bär det yttersta ansvaret att uppgiften eller arbetet blivit utfört korrekt.

Mycket av det ovannämnda kan låta som allmän kännedom. Men jag påpekar en gång till. Om vi redan vet det, varför gör vi inte det? Om det är så att jag som avsändare, chef, projektledare eller drivkraften bär ansvaret, varför säkerställer jag inte att jag blivit förstådd? Det är väsentligt att ta ansvar för kommunikationen vi utför och se till att mottagaren förstår innan vi dömer människor eller fastställer misslyckade aktiviteter.

Så nästa gång vi klagar över att folk inte förstår så bör vi stanna upp och reflektera, analysera vårt meddelande och kritiskt kolla om det inte var vi som förklarade det fel. Jag tror att för det mesta ligger det hos oss själva.

Patricia Edvardsson/ Ricvida AB